Эффективным и, по существу, единственно возможным путем устранения негативного влияния указанных причин на обеспечение учета экономии ресурсов в системе нормативного метода учета затрат является интегрированная обработка данных (ИОД) на ЭВМ. Обоснуем этот тезис.
К основополагающим для ИОД относятся принцип одноразового ввода информации в систему и накопления массивов информации в системе и принцип «первичности вторичных документов».
Принципу одноразового ввода информации в систему и накопления массивов информации в системе свойственны следующие организационно-технические предпосылки:
- высокий уровень автоматизации обработки данных, равнозначный в настоящее время использованию производительных ЭВМ третьего (и более высокого) поколения с большим объемом памяти, организованной по методу прямого доступа;
- унификация первичных документов и выходных форм, устранение в них избыточности и дублирования информации;
- эффективная организация постоянной (нормативно-справочной) информации на машинных носителях данных ЭВМ.
Принцип «первичности вторичных документов» состоит в первоначальном установлении и формулировании целей функционирования всей системы (например, системы мероприятий нормативного метода) и ее компонентов, последующего проектирования необходимых выходных данных (в том числе машинных документов — табуляграмм и видеограмм) и лишь затем разработки состава и способа представления исходных данных (к примеру, первичных исходных документов). В отношении этого принципа проф. К. Н. Нарибаев указывает, что если данные самого объективного и реального учета «не систематизированы и не удовлетворяют требованиям потребителей, то пользы от такого учета очень мало».
Для эффективного функционирования систем ИОД чрезвычайно важна организация нормативно-справочной информации. В то же время именно в форме этой информации, синтезируемой из различных источников многочисленными службами предприятия, воплощается система прогрессивных норм и нормативов. Следовательно, рациональная организация нормативно-справочной информации ИОД является одной из предпосылок внедрения нормативного метода.
Применительно к предметам труда обрабатывающих предприятий основные источники нормативно-справочной информации — это данные конструкторских и технологических документов.
Методы организации нормативно-справочной информации при ИОД оказывают существенное влияние на построение ИОД в целом.
Общепринятой современной (и перспективной) формой организации нормативно-справочной информации является база данных — сочетание неизбыточной информации на машинных носителях ЭВМ, отображающее характеристики экономических объектов. Для автоматизированного функционирования данных служит система управления ею — программное обеспечение ЭВМ, предназначенное для создания, ведения и совместного применения баз данных различными пользователями. Базы данных в отличие от традиционных систем организации нормативно-справочной информации позволяют наращивать и видоизменять объем и состав хранимых сведений, устранять их дублирование. Совокупность базы данных и системы управления ею представляет банк данных.
Организация нормативно-справочной информации в форме баз данных закладывает предпосылки автоматизации и, что особенно важно, интеграции нормирования расхода ресурсов, осуществляемого различными службами предприятия, и соответственно реализации нормировочного аспекта нормативного метода учета затрат и учета экономии ресурсов.
ИОД дает возможность осуществлять как единое целое и оперативное управление (планирование, учет и контроль), обычно выполняемое различными службами предприятия автономно, со слабой степенью взаимодействия, в особенности в информационном плане. При этом интегрированное оперативное управление становится основой автоматизированного выявления отклонений.
Для типизации систем ИОД и для снижения значительных и постоянно растущих затрат на их разработку с появлением ЭВМ третьего поколения начали внедряться пакеты прикладных программ — унифицированные, легко перенастраиваемые комплексы алгоритмов и программ для ЭВМ, реализующие различные функции управления, группы задач управления и отдельные задачи. Обычно эти пакеты ориентируются на тот или иной универсальный банк данных, также создаваемый в виде пакетов.
Наибольший опыт разработки и внедрения для предприятий обрабатывающего типа накоплен применительно к банку данных СИОД (система интеграции и обработки данных), задействованному в пакетах ИСУП (интегрированная система управления производством), включающих ряд функциональных пакетов, в том числе и пакет «Комплексный учет».
Таким образом, внедрение ИОД на предприятиях обрабатывающих отраслей на основе банков данных и пакетов прикладных программ создает предпосылки для повышения эффективности внедрения учета экономии ресурсов в рамках нормативного метода учета на этих предприятиях.
Предварительным условием обоснования конкретных путей реализации указанных предпосылок является рассмотрение состава материальных ресурсов и методов учета их сохранности и использования в производстве.